Quién presta la aplicación y a quién está dirigida
Estas condiciones regulan el uso de la aplicación de automatizaciones empresariales de CI Tropical, identificada ante Google como Key google n8n CITropical, por personas autorizadas para intervenir en sus procesos.
- Operador
- C.I. TROPICAL S.A.S
- NIT
- 811.030.498-4
- Domicilio y dirección
- CR 48 A CL 16 SUR 86 P 10 OF 1002, Medellín, Antioquia, Colombia.
- Soporte y privacidad
- notificacionescitropical@gmail.com
- Responsable de atención
- Sara Restrepo
- Teléfono
- +57 604 313 7070
- Vigencia
- 14 de septiembre de 2026
La aplicación está orientada al uso empresarial autorizado; no es una oferta de registro público ni de contratación de servicios de Google, n8n o Hostinger. Un acceso desde una cuenta personal no convierte por sí solo la aplicación en un servicio de consumo masivo.
Información previa y aceptación
Estas condiciones deben ponerse a disposición de la persona antes de habilitar su uso de la aplicación. Cuando corresponda una aceptación contractual, el operador debe obtenerla por un mecanismo verificable y conservar evidencia de la versión aceptada.
La mera visita a este portal no constituye aceptación de condiciones, autorización de tratamiento de datos ni conexión de una cuenta de Google. Quien actúe por una empresa debe tener las facultades y permisos necesarios.
Estas condiciones no reemplazan contratos laborales, acuerdos de confidencialidad, contratos de prestación de servicios, políticas de tratamiento de otras entidades ni derechos que no puedan renunciarse. Las condiciones particulares válidas de un proceso deben informarse antes de su uso.
Qué hace la aplicación
La aplicación utiliza n8n, instalado en el entorno de CI Tropical, para coordinar tareas empresariales: recibir información autorizada, ejecutar operaciones definidas, organizar o actualizar registros y producir resultados o comunicaciones relacionados con el proceso.
Envío de correos automatizados mediante Gmail; generación y actualización de hojas de cálculo y documentos mediante Google Sheets y Docs; almacenamiento y organización de archivos mediante Drive; y consulta, creación y actualización de eventos de la agenda autorizada mediante Calendar. El acceso a datos, plantillas, destinatarios y participantes se limita a lo necesario para el flujo autorizado, conforme a la Política de Privacidad.
Las funciones concretas dependen del flujo habilitado y de los permisos aprobados. Este portal es informativo: no ejecuta automatizaciones, no recoge documentos y no conecta cuentas mediante sus enlaces de navegación.
El servicio no debe interpretarse como asesoría jurídica, financiera o contable, ni como una certificación oficial de cumplimiento. Un resultado automático es un insumo del proceso, no una autorización autónoma para adoptar decisiones fuera de las facultades del usuario.
Obligaciones de acceso y custodia
El usuario debe usar únicamente las cuentas y recursos para los que tenga autorización, suministrar información correcta y proteger sus medios de acceso. No debe compartir credenciales, tokens o enlaces que concedan facultades sobre un proceso con personas no autorizadas.
La conexión con Google se autoriza en el entorno de Google mediante OAuth. El portal no debe pedir la contraseña de esa cuenta. El usuario debe revisar los permisos solicitados y comunicar al soporte cualquier acceso o solicitud que no reconozca.
El administrador debe aplicar el mínimo acceso necesario, retirar permisos cuando dejen de ser pertinentes y evitar que los secretos se expongan en archivos HTML, repositorios o capturas de pantalla.
Reglas de uso responsable
La aplicación solo podrá utilizarse para procesos legítimos y autorizados, dentro de las funciones asignadas. Está prohibido:
- Acceder, copiar, alterar o eliminar información sin facultad para hacerlo, o intentar eludir controles de seguridad.
- Usar la conexión para enviar correo no autorizado, extraer información masiva ajena a la finalidad declarada o realizar actividades ilícitas o discriminatorias.
- Cargar archivos maliciosos, documentos falsos, información excesiva o datos de terceros sin el soporte jurídico correspondiente.
- Vender datos de Google, utilizarlos con fines publicitarios incompatibles o emplearlos para entrenar o mejorar modelos generalizados de inteligencia artificial.
- Presentar resultados automáticos como aprobaciones humanas, certificaciones oficiales o decisiones de otra entidad cuando no lo sean.
Las restricciones de uso no eximen al operador de sus propios deberes de protección de datos, seguridad y control de los tratamientos.
Validación humana y efectos de las operaciones
Las automatizaciones pueden fallar, procesar información incompleta o repetir una operación después de un reintento. Quien administra el flujo debe prever validaciones, gestión de errores y controles de duplicación adecuados al riesgo.
Antes de confirmar un registro, remitir información a terceros, aprobar una validación documental o realizar una operación con consecuencias relevantes, la persona competente debe revisar los datos y actuar dentro de sus atribuciones.
Un estado “exitoso” en un nodo técnico no garantiza, por sí solo, que el resultado empresarial sea correcto o que aparezca en el archivo esperado. La verificación debe incluir el destino y los efectos de la operación cuando sea necesario.
Si una función utiliza inteligencia artificial, su resultado puede ser inexacto y debe tratarse conforme al alcance informado en la Política de Privacidad. No se deben introducir datos o secretos no autorizados.
Protección de datos y confidencialidad
El tratamiento de datos personales se rige por la Política de Privacidad, los avisos específicos del proceso y la normativa aplicable. La aceptación de estas condiciones no reemplaza la autorización de tratamiento cuando esta sea exigible.
El operador y las personas autorizadas deben preservar la confidencialidad de la información no pública y utilizarla exclusivamente para las tareas que justifiquen su acceso. La conexión no concede facultad para explotar información con fines distintos.
El uso y transferencia de información obtenida mediante las API de Google deben respetar la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado.
Cuando un flujo involucre datos de otras empresas, deben definirse los roles de responsable y encargado, las instrucciones y los acuerdos aplicables. La relación comercial o societaria no sustituye ese análisis.
Derechos sobre contenidos y software
El uso de la aplicación no transfiere la titularidad de los contenidos, documentos, marcas o derechos de terceros al operador. Los derechos de protección de datos de las personas se mantienen con independencia de dónde se procese la información.
Los derechos sobre configuraciones, desarrollos y materiales se regirán por los acuerdos aplicables entre sus titulares. No se presume una cesión por el simple uso del portal ni por la conexión de una cuenta.
Google, n8n, Hostinger, GoDaddy y las demás herramientas conservan sus derechos y se rigen por sus propias licencias y condiciones. Su mención identifica tecnologías o proveedores; no implica patrocinio, representación ni aprobación de esta aplicación.
Continuidad, mantenimiento y soporte
La disponibilidad depende del entorno de CI Tropical, la conectividad, los permisos concedidos y los servicios integrados. Pueden presentarse interrupciones por mantenimiento, cambios de API, cuotas, vencimiento o revocación de autorizaciones e incidentes técnicos.
No se promete disponibilidad ininterrumpida ni una duración ilimitada de las credenciales. Un nivel de servicio, horario o plazo de soporte específico requiere un acuerdo expreso; estas condiciones no lo crean.
Para reportar un incidente, escriba a notificacionescitropical@gmail.com, canal gestionado por Sara Restrepo. Indique el proceso, la fecha aproximada y una descripción del error, sin enviar contraseñas, tokens ni documentos personales innecesarios.
Cuando sea razonablemente posible, se informarán los mantenimientos o cambios que afecten materialmente la operación y se ofrecerán indicaciones para reducir su impacto.
Suspensión, retiro de acceso y cierre
El operador podrá restringir de forma proporcionada un acceso cuando sea necesario para contener un riesgo de seguridad, atender una obligación legal, corregir un uso no autorizado o finalizar una relación que justificaba ese acceso. Cuando proceda y sea compatible con la seguridad y la ley, se informará el motivo y el canal de revisión.
El usuario puede retirar los permisos de la aplicación desde su cuenta de Google o pedir al administrador que desactive la conexión. El retiro puede detener funciones que dependen de ella y no revierte automáticamente acciones ejecutadas con anterioridad.
La suspensión o el cierre no autorizan a retener indebidamente los datos ni impiden ejercer los derechos del titular. Las solicitudes de acceso, entrega o eliminación se tramitarán conforme a la política y las obligaciones de conservación aplicables.
Responsabilidad y derechos irrenunciables
El operador y los usuarios responderán por sus respectivas actuaciones en los términos de la ley y de los acuerdos válidos aplicables. Cada uno debe actuar con diligencia en sus funciones y adoptar medidas razonables para prevenir y mitigar daños.
Las limitaciones técnicas de una automatización y la dependencia de proveedores no exoneran automáticamente al operador de sus deberes. La revisión humana es un control adicional, no una renuncia del usuario a sus derechos ni una transferencia absoluta de responsabilidad.
Ninguna disposición pretende excluir responsabilidad por dolo, culpa grave, infracciones al régimen de datos personales u otros supuestos que legalmente no puedan limitarse. Tampoco reduce las garantías de consumidores cuando resulten aplicables.
Legislación aplicable y atención de diferencias
Estas condiciones se interpretan conforme a la legislación colombiana aplicable. Se promueve la comunicación directa a través de notificacionescitropical@gmail.com para resolver diferencias operativas, sin limitar el acceso a autoridades o jueces competentes.
No se impone arbitraje obligatorio ni una renuncia a fueros o derechos protegidos por normas imperativas. Las peticiones sobre datos personales se atienden mediante el procedimiento de la Política de Privacidad; las competencias de la Superintendencia de Industria y Comercio y demás autoridades se conservan.
Como referencia en materia de datos se consideran la Ley 1581 de 2012 y las disposiciones pertinentes del Decreto 1074 de 2015, sin excluir otras normas que resulten aplicables.
Vigencia y actualización de condiciones
Fecha de entrada en vigor: 14 de septiembre de 2026.
El operador publicará una versión identificable de las modificaciones e informará los cambios materiales por medios apropiados. Cuando corresponda, deberá obtener una nueva aceptación antes de aplicar las condiciones modificadas al usuario.
Los cambios no se aplican retroactivamente para eliminar derechos adquiridos ni sustituyen las autorizaciones que deban solicitarse para nuevas finalidades de tratamiento. Si alguna disposición no puede aplicarse legalmente, las restantes conservarán su efecto en cuanto sea posible y válido.